Rechtliches

Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: September 2026

Stand: [Datum]

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Acadex personenbezogene Daten verarbeitet, wenn du unsere Website besuchst, einen Account nutzt, mit uns Kontakt aufnimmst oder Acadex im Rahmen deiner Forschungsarbeit verwendest.

Wir versuchen dabei nicht, unterschiedliche Verarbeitungsvorgänge unter möglichst allgemeinen Formulierungen zusammenzufassen. Wo verschiedene Funktionen unterschiedliche Daten benötigen, beschreiben wir sie getrennt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Verarbeitungen ist:

Acadex Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Reuterweg 5
49637 Menslage
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Philipp Meister

E-Mail: info@acadex.io

Handelsregister: Amtsgericht Osnabrück
HRB 223640

2. Wann Acadex Verantwortlicher ist – und wann Auftragsverarbeiter

Bei der direkten Nutzung von Acadex durch einzelne Nutzer verarbeiten wir personenbezogene Daten grundsätzlich in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Wird Acadex dagegen durch eine Hochschule, ein Institut oder eine andere Organisation bereitgestellt und verarbeitet Acadex dabei personenbezogene Daten ausschließlich nach deren Weisung, kann die jeweilige Institution Verantwortlicher und Acadex Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO sein.

Das betrifft insbesondere:

• Gesprächsinhalte,
• hochgeladene Dokumente,
• gespeicherte Erinnerungen,
• Watchlists,
• sowie andere fachliche Inhalte, die institutionelle Nutzer im Rahmen ihrer Arbeit in Acadex verarbeiten.

In diesem Fall bestimmt die jeweilige Institution die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Ergänzende Informationen ergeben sich aus deren Datenschutzhinweisen und dem mit uns geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Bestimmte Verarbeitungen führt Acadex unabhängig davon in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung durch, soweit Acadex Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung selbst bestimmt.

Dazu gehören insbesondere:

• Account- und Vertragsverwaltung,
• Abrechnung,
• Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten,
• IT- und Produktsicherheit,
• Missbrauchsprävention,
• sowie datensparsame Nutzungs- und Geschäftsstatistiken zum Betrieb und zur Weiterentwicklung von Acadex.

Für diese eigenen Produktstatistiken verwenden wir keine Gesprächsinhalte, hochgeladenen Dokumente, gespeicherten Erinnerungen oder Forschungsanfragen.

3. Besuch unserer Website

Wenn du acadex.io aufrufst, verarbeitet unser Server technisch erforderliche Verbindungsdaten.

Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Zeitpunkt des Zugriffs,
• angeforderte Ressource,
• technische Informationen zur Verbindung,
• Fehler- und Statusinformationen.

Wir benötigen diese Informationen, um die Website auszuliefern, technische Fehler zu erkennen und unsere Systeme vor Missbrauch und Angriffen zu schützen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website und Systeme.

Wir verwenden diese Daten nicht, um dein Surfverhalten für Werbezwecke zu analysieren.

4. Serverseitige Website-Statistiken

Wir möchten wissen, ob unsere Website genutzt wird und welche grundlegenden Bereiche für Besucher relevant sind.

Deshalb erstellen wir auf unserer eigenen Infrastruktur aggregierte Statistiken über Aufrufe ausgewählter Seiten.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Aufrufe der Homepage,
• Aufrufe der Pricing-Seite,
• Aufrufe der Seite für Institutionen,
• Aufrufe weiterer relevanter Produktseiten.

Diese Statistik wird aus Serveranfragen erzeugt, die beim Aufruf der Website ohnehin entstehen.

Für diese Auswertung verwenden wir keine dauerhafte Besucherkennung und verfolgen einzelne Besucher nicht über verschiedene Websites hinweg.

Insbesondere übernehmen wir für die statistische Auswertung keine:

• URL-Queryparameter,
• Suchbegriffe,
• dauerhaften Besucher-IDs,
• Browser-Fingerprints,
• vollständigen IP-Adressen,
• vollständigen Referrer-URLs.

Nach der Aggregation interessieren uns beispielsweise die Anzahl der Seitenaufrufe in einem bestimmten Zeitraum – nicht, welche einzelne Person welche Seite besucht hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Nutzung unserer Website zu verstehen und zu beurteilen, welche Informationen und Angebote tatsächlich relevant sind.

5. Cookies und lokale Browserspeicherung

Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies.

Acadex verwendet lokale Browserspeicherung nur dort, wo sie für Funktionen erforderlich ist, die du selbst in Anspruch nimmst.

Dazu können insbesondere gehören:

• deine Anmeldesitzung,
• deine gewählte Sprache,
• deine Einstellung für helles oder dunkles Erscheinungsbild,
• technisch erforderliche Sicherheits- oder Sitzungseinstellungen.

Diese Informationen können in Cookies oder vergleichbaren lokalen Speichermechanismen deines Browsers abgelegt werden.

Wir verwenden diese Speicherung nicht für Werbung, Cross-Site-Tracking oder die Erstellung von Werbeprofilen.

Soweit die Speicherung oder der Zugriff auf Informationen in deinem Endgerät unbedingt erforderlich ist, um einen von dir ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, ist hierfür nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Wir setzen derzeit keine technisch nicht erforderlichen Analytics- oder Werbe-Cookies ein.

Weitere Informationen: Cookie Policy →

6. Kontaktaufnahme und Early Access

Wenn du uns über ein Kontaktformular oder per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die Informationen, die du uns dabei übermittelst.

Dazu können insbesondere gehören:

• deine E-Mail-Adresse,
• dein Name,
• deine Institution,
• der Inhalt deiner Nachricht,
• gegebenenfalls weitere freiwillig mitgeteilte Informationen.

Geht es bei deiner Anfrage um einen Vertrag, einen Account, Early Access oder eine mögliche institutionelle Nutzung, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Anfragen zu Acadex und unserem Unternehmen beantworten zu können.

Wir speichern solche Kommunikation so lange, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

Soweit daraus ein Vertragsverhältnis entsteht oder die Kommunikation als Geschäftsunterlage aufbewahrt werden muss, können gesetzliche Aufbewahrungsfristen hinzukommen.

7. Registrierung und Nutzeraccount

Wenn du einen Acadex-Account anlegst, verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse,
• gegebenenfalls Name,
• interne Nutzerkennung,
• Passwort-Hash,
• Sprache und Zeitzone,
• Account- und Tarifinformationen,
• Zeitpunkte relevanter Accountvorgänge,
• gegebenenfalls die Zuordnung zu einer Institution.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Wir speichern ausschließlich einen mit Argon2id erzeugten Hash.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um deinen Account anzulegen, dich zu authentifizieren und Acadex bereitzustellen.

Rechtsgrundlage bei direkter Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit ein Account durch eine Institution bereitgestellt wird, können Teile dieser Verarbeitung im Auftrag der jeweiligen Institution erfolgen.

8. Nutzung von Acadex

8.1 Gespräche und Forschungsanfragen

Wenn du mit Acadex arbeitest, verarbeiten wir deine Eingaben und die daraus erzeugten Antworten.

Dazu können insbesondere gehören:

• deine aktuelle Nachricht,
• vorherige Nachrichten des Gesprächs, soweit sie für den Kontext benötigt werden,
• bibliografische Daten, die für die Anfrage abgerufen werden,
• gespeicherte Erinnerungen, soweit sie für die Anfrage relevant sind,
• gegebenenfalls Inhalte hochgeladener Dokumente.

Diese Verarbeitung ist notwendig, damit Acadex deine Anfrage bearbeiten und den Gesprächszusammenhang berücksichtigen kann.

Rechtsgrundlage bei direkter Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Acadex verwendet diese Inhalte nicht zum Training eigener KI-Modelle.

8.2 Gespeicherte Erinnerungen

Acadex kann Informationen aus deiner bisherigen Arbeit speichern, damit du bestimmte Informationen nicht in jedem neuen Gespräch erneut erklären musst.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Forschungsinteressen,
• bereits gelesene Arbeiten,
• Arbeitskontext,
• Entscheidungen oder Präferenzen, die du Acadex mitgeteilt hast.

Du kannst gespeicherte Erinnerungen einsehen, korrigieren und löschen.

Die Erinnerungen dienen dazu, Acadex im Rahmen deiner Nutzung zusätzlichen Kontext zu geben.

Rechtsgrundlage bei direkter Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die semantische Suche innerhalb dieser Erinnerungen werden Embeddings auf unserer eigenen Infrastruktur erzeugt.

8.3 Hochgeladene Dokumente

Wenn du ein Dokument hochlädst, verarbeiten wir dessen Inhalt, damit Acadex Fragen dazu beantworten und mit dem Dokument arbeiten kann.

Dazu können beispielsweise gehören:

• wissenschaftliche Publikationen,
• Preprints,
• Manuskripte,
• Dissertationen oder Kapitel daraus,
• sonstige von dir bereitgestellte Dokumente.

Du entscheidest, welche Dokumente du hochlädst.

Bitte lade keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten Dritter hoch, wenn du nicht berechtigt bist, diese über Acadex verarbeiten zu lassen.

Für besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO – beispielsweise Gesundheitsdaten – können zusätzliche rechtliche Voraussetzungen gelten.

Acadex benötigt solche Daten nicht, um grundsätzlich genutzt werden zu können.

Rechtsgrundlage bei direkter Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, muss zusätzlich eine einschlägige Voraussetzung nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegen.

Bei institutioneller Nutzung ist die jeweilige Institution für die Bestimmung der entsprechenden Rechtsgrundlagen verantwortlich.

8.4 Watchlists

Wenn du Forschende oder Publikationen zu einer Watchlist hinzufügst, speichern wir diese Auswahl gemeinsam mit deinem Account.

Wir verwenden sie, um dir die ausgewählten Inhalte erneut anzuzeigen und – soweit die entsprechende Funktion aktiviert ist – Veränderungen oder neue Veröffentlichungen zu erkennen.

Rechtsgrundlage bei direkter Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Du kannst Einträge aus deinen Watchlists jederzeit entfernen.

9. Product Metrics und Geschäftskennzahlen

Wir möchten verstehen, ob Acadex tatsächlich genutzt wird, ob zentrale Produktfunktionen erreicht werden und ob unser Angebot technisch und wirtschaftlich funktioniert.

Dafür erstellen wir auf unserer eigenen Infrastruktur bewusst begrenzte Produkt- und Geschäftsstatistiken.

Produktzustände

Innerhalb von Acadex erfassen wir einige klar definierte Zustände und Ereignisse.

Dazu können insbesondere gehören:

• Zeitpunkt der Registrierung,
• erstmalige erfolgreiche Nutzung einer zentralen Produktfunktion,
• Beginn eines kostenpflichtigen Tarifs,
• Wechsel zwischen Tarifen,
• Kündigung eines Tarifs.

Wir können daraus beispielsweise aggregiert bestimmen:

• wie viele registrierte Nutzer Acadex aktivieren,
• wie lange es bis zur Aktivierung dauert,
• wie sich kostenlose und kostenpflichtige Nutzung entwickeln,
• wie viele Nutzer von Explore zu Researcher wechseln,
• wie viele kostenpflichtige Accounts aktiv bleiben oder kündigen.

Wir erstellen daraus keinen vollständigen Klick- oder Navigationsverlauf.

Geschäftskennzahlen

Aus unseren bestehenden Account-, Vertrags- und Abrechnungssystemen bilden wir außerdem aggregierte Geschäftskennzahlen.

Dazu können insbesondere gehören:

• Anzahl von Early-Access-Anfragen,
• institutionelle Anfragen,
• Registrierungen,
• Aktivierungen,
• Tarifwechsel,
• Kündigungen,
• aktive kostenpflichtige Accounts,
• Credit-Nutzung in aggregierter Form,
• Kosten pro aktivem oder zahlendem Account,
• monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR),
• jährlich hochgerechneter wiederkehrender Umsatz (ARR).

Für diese Kennzahlen erheben wir grundsätzlich keine zusätzlichen Zahlungs- oder Accountinformationen über diejenigen hinaus, die für die jeweiligen Vorgänge ohnehin verarbeitet werden.

Was wir dafür nicht verwenden

Für Product Analytics verwenden wir insbesondere nicht:

• Gesprächsinhalte,
• Prompts und Antworten,
• Inhalte hochgeladener Dokumente,
• gespeicherte Erinnerungen,
• Forschungsthemen,
• bibliografische Suchanfragen,
• individuelle Klickpfade.

Wir setzen hierfür keine externen Analytics-, Advertising- oder Session-Recording-Dienste ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht darin, zu verstehen, ob unser Dienst technisch und wirtschaftlich funktioniert, welche grundlegenden Produktbereiche tatsächlich genutzt werden und wo eine Weiterentwicklung erforderlich ist.

Wir begrenzen die Verarbeitung bewusst auf die hierfür notwendigen Kennzahlen.

10. Externe KI-Modellanbieter

Acadex ist nicht an einen einzelnen Modellanbieter gebunden.

Je nach Account-Konfiguration können unterschiedliche externe Modelle eingesetzt werden.

Technisch unterstützt Acadex beziehungsweise kann Acadex insbesondere Modelle folgender Anbieter unterstützen:

• Mistral,
• OpenAI,
• Anthropic,
• Google.

Die technische Unterstützung eines Anbieters bedeutet nicht, dass dieser automatisch Daten jedes Nutzers erhält.

Welcher Anbieter für eine Anfrage verwendet werden darf, hängt von der jeweiligen Account- oder Institutionskonfiguration ab.

Wenn eine Anfrage durch einen externen Modellanbieter verarbeitet wird, übermitteln wir nur diejenigen Inhalte, die für diese konkrete Verarbeitung benötigt werden.

Dazu können insbesondere gehören:

• deine aktuelle Eingabe,
• relevanter Gesprächskontext,
• abgerufene Erinnerungen,
• relevante bibliografische Informationen,
• erforderliche Ausschnitte aus Dokumenten.

Die vollständige Datenhaltung deines Accounts wird einem Modellanbieter nicht pauschal zur Verfügung gestellt.

Für institutionelle Accounts können zulässige Modellanbieter und geografische Verarbeitungsgrenzen technisch verbindlich vorgegeben werden.

Rechtsgrundlage bei direkter Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Welche Anbieter tatsächlich verfügbar sind, welche Daten sie erhalten können und welche Verarbeitungsorte gelten, dokumentieren wir gesondert.

Externe Dienste & Unterauftragsverarbeiter →

11. Drittlandübermittlungen

Je nach gewählter Modell- oder Dienstkonfiguration kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der Anforderungen des Kapitels V DSGVO.

Je nach Anbieter kann die Übermittlung insbesondere auf:

• einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,
• Standardvertragsklauseln,
• oder anderen geeigneten Garantien nach Art. 46 DSGVO

beruhen.

Für institutionelle Accounts können Konfigurationen eingerichtet werden, bei denen die Verarbeitung von Gesprächsinhalten auf vorher festgelegte europäische Verarbeitungsprofile beschränkt wird.

Die jeweils geltenden Verarbeitungsorte und Übermittlungsmechanismen dokumentieren wir unter:

Externe Dienste & Unterauftragsverarbeiter →

12. Bibliografische Daten zu Forschenden

Acadex verarbeitet bibliografische Daten aus öffentlich zugänglichen wissenschaftlichen Datenquellen.

Dazu können personenbezogene Angaben zu Forschenden gehören, insbesondere:

• Name,
• öffentliche Identifikatoren wie ORCID,
• institutionelle Zuordnungen,
• Publikationen und deren Metadaten,
• Koautorenschaften,
• Zitationsbeziehungen,
• öffentlich verfügbare bibliografische Kennzahlen.

Zu unseren Datenquellen gehören insbesondere OpenAlex und weitere öffentlich zugängliche wissenschaftliche Datenquellen.

Wir verwenden diese Informationen, um wissenschaftliche Publikationen auffindbar zu machen, Zusammenhänge zwischen wissenschaftlichen Arbeiten darzustellen und bibliografische Analysen zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse und das unserer Nutzer besteht darin, öffentlich verfügbare wissenschaftliche Metadaten strukturiert auffindbar, vergleichbar und auswertbar zu machen.

Wir verwenden bibliografische Kennzahlen nicht als automatische Entscheidung darüber, wie gut oder wertvoll die wissenschaftliche Arbeit einer Person ist.

Wenn du selbst als Forschender in unserem bibliografischen Datenbestand vorkommst und der Ansicht bist, dass personenbezogene Angaben falsch sind oder nicht verarbeitet werden sollten, kannst du dich unter info@acadex.io an uns wenden.

Die Herkunft der jeweiligen bibliografischen Daten ergibt sich soweit möglich aus den in Acadex ausgewiesenen Quellen.

Dieser Abschnitt dient zugleich als öffentlich zugängliche Information für Personen, deren personenbezogene bibliografische Daten wir nicht unmittelbar bei ihnen selbst, sondern aus wissenschaftlichen und öffentlich zugänglichen Quellen erhalten.

13. Websuche

Wenn eine Anfrage aktuelle oder außerhalb unseres bibliografischen Datenbestands liegende Informationen benötigt, kann Acadex eine Websuche durchführen.

Hierfür betreiben wir eine eigene SearXNG-Instanz.

An externe Suchdienste können Suchbegriffe übermittelt werden, die aus deiner Anfrage abgeleitet wurden.

Die Suchdienste erhalten dabei nicht deinen Acadex-Account oder deinen vollständigen Gesprächsverlauf.

Der Suchbegriff selbst kann seinem Inhalt nach trotzdem personenbezogene Informationen enthalten – beispielsweise den Namen einer Person, nach der gesucht wird.

Rechtsgrundlage bei direkter Nutzung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

14. Push-Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.

Wenn du sie aktivierst, verarbeitet Acadex den von deinem Browser bereitgestellten Push-Endpunkt und übermittelt die für die Zustellung erforderliche Nachricht über den Push-Dienst deines Browsers oder Betriebssystems.

Welcher externe Push-Dienst eingesetzt wird, hängt von deinem Browser beziehungsweise deiner Plattform ab.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen, indem du Push-Benachrichtigungen in Acadex oder in den Einstellungen deines Browsers deaktivierst.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

15. Account- und Transaktions-E-Mails

Wir verwenden deine E-Mail-Adresse, um Nachrichten zu senden, die für deinen Account oder die Nutzung des Dienstes erforderlich sind.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Verifikation deiner E-Mail-Adresse,
• Zurücksetzen deines Passworts,
• sicherheitsrelevante Mitteilungen,
• Vertrags- und Abrechnungsinformationen,
• notwendige Informationen zu deinem Account.

Diese E-Mails werden über unsere bei STRATO betriebene Infrastruktur versendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie bei bestimmten sicherheitsrelevanten Mitteilungen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wir verwenden notwendige Account-E-Mails nicht als versteckte Werbekommunikation.

Sollten wir künftig freiwillige Marketing-E-Mails anbieten, würden diese davon getrennt behandelt.

16. Zahlungen und Abrechnung

Kartenzahlungen

Wenn du per Karte oder über eine andere von Stripe angebotene Zahlungsart bezahlst, wird die Zahlung über Stripe abgewickelt.

Kartendaten werden direkt durch Stripe erhoben und gelangen nicht auf unsere eigenen Server.

Wir erhalten von Stripe diejenigen Abrechnungsinformationen, die wir zur Verwaltung deines Abonnements, zur Vertragsdurchführung und für unsere Buchhaltung benötigen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Stripe kann abhängig vom konkreten Verarbeitungsvorgang teilweise auch in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung tätig sein.

Zahlung per Rechnung

Institutionelle Kunden können nach Vereinbarung per Rechnung zahlen.

In diesem Fall ist für die Zahlungsabwicklung keine Kartenzahlung über Stripe erforderlich.

Wir verarbeiten insbesondere:

• Rechnungsadresse,
• Ansprechpartner,
• Bestell- oder PO-Referenzen,
• Vertragsinformationen,
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags und zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Buchungsbelege werden entsprechend den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungspflichten grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt.

17. Technische Logs und Sicherheit

Gesprächsinhalte werden nicht routinemäßig in operative Logs geschrieben.

Zur Fehleranalyse können interne Nutzerkennungen protokolliert werden, damit technische Fehler einem konkreten Account oder Verarbeitungsvorgang zugeordnet werden können.

IP-Adressen verwenden wir unter anderem für technische Schutzmaßnahmen wie Rate Limits und Missbrauchsprävention.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren Betrieb von Acadex, der Erkennung technischer Fehler und dem Schutz vor Missbrauch.

Operative Logs verbleiben grundsätzlich sieben Tage auf den Produktivsystemen.

Anschließend werden erforderliche Logs komprimiert und verschlüsselt auf einem getrennten Archivserver gespeichert und spätestens nach drei Monaten gelöscht.

Trennung von Logs und Product Metrics

Technische Logs und Product Metrics dienen unterschiedlichen Zwecken.

Operative Logs dienen Fehleranalyse und Sicherheit.

Unsere langfristigen Nutzungsstatistiken benötigen dagegen keine vollständigen IP-Adressen oder dauerhaften Besucherkennungen.

18. Hosting

Acadex wird auf Infrastruktur der STRATO GmbH in Deutschland betrieben.

Dort befinden sich insbesondere:

• Anwendungsserver,
• Datenbanken,
• die von uns verwalteten Backups,
• Teile unserer E-Mail-Infrastruktur.

STRATO verarbeitet die auf seiner Infrastruktur liegenden personenbezogenen Daten nach Maßgabe der jeweiligen datenschutzrechtlichen Rolle und Vereinbarungen.

19. Keine Werbung und kein externes Nutzertracking

Wir verwenden derzeit:

• keine Werbenetzwerke,
• keine Retargeting-Pixel,
• keine Session-Recording-Dienste,
• keine externen Webanalyseplattformen,
• keine Cross-Site-Tracking-Technologien,
• keine personenbezogenen Werbeprofile.

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht.

Unsere eigenen Nutzungs- und Produktstatistiken beschränken sich auf die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Kennzahlen.

Wir möchten verstehen, ob Acadex genutzt wird – nicht, was einzelne Menschen darin erforschen.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger, als es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Insbesondere gelten derzeit folgende Grundsätze:

Accountdaten

Für die Dauer des Accounts.

Bei Löschung des Accounts werden die zugeordneten personenbezogenen Accountdaten aus den aktiven Systemen entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Gespräche, Erinnerungen und Dokumente

Bis du sie selbst löschst, dein Account gelöscht wird oder die Verarbeitung aus einem anderen Grund endet.

Watchlists und Einstellungen

Bis du sie entfernst beziehungsweise änderst oder dein Account gelöscht wird.

Accountbezogene Product Metrics

Grundsätzlich für die Dauer des Accounts beziehungsweise solange sie für den beschriebenen Analysezweck erforderlich sind.

Bei Löschung des Accounts werden zugeordnete Product-Metric-Daten ebenfalls gelöscht, soweit keine andere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Aggregierte Statistiken

Bereits erzeugte Statistiken können langfristig erhalten bleiben, wenn sie so aggregiert wurden, dass eine Zuordnung zu einzelnen Personen nicht mehr möglich ist.

Operative Logs

Grundsätzlich sieben Tage.

Archivierte Logs

Höchstens drei Monate.

Kontaktanfragen

Bis die Anfrage abgeschlossen ist und darüber hinaus nur, soweit eine weitere Aufbewahrung für Vertragsabwicklung, gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung beziehungsweise Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Rechnungen und Buchungsbelege

Grundsätzlich acht Jahre entsprechend den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

Backups

Gelöschte Daten können bis zum Ablauf der regulären Backup-Rotation noch in bestehenden Sicherungskopien enthalten sein.

Sicherungskopien werden nicht für den regulären Produktivbetrieb verwendet und nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsdauer ersetzt oder gelöscht.

Konkrete Backup-Aufbewahrungsdauer: [nach Festlegung der finalen PostgreSQL-Backup-Rotation ergänzen]

21. Datenlöschung

Du kannst Gespräche, Erinnerungen und hochgeladene Dokumente innerhalb von Acadex selbst löschen.

Auch die Löschung deines Accounts ist möglich.

Bei einer Accountlöschung werden die zugehörigen Daten aus den aktiven Anwendungssystemen entfernt.

Unsere Datenbankstruktur ist darauf ausgelegt, dass abhängige Nutzerdaten automatisch in den Löschprozess einbezogen werden.

Zusätzlich prüfen wir automatisiert, ob Datenbanktabellen mit Nutzerdaten von dieser Löschlogik erfasst werden.

Auch abgeleitete Nutzerdaten in Such- und Vektorsystemen werden berücksichtigt.

Bereits anonymisierte aggregierte Statistiken enthalten keine Zuordnung mehr zu deinem Account und werden deshalb durch eine spätere Accountlöschung nicht verändert.

Weitere Informationen zu unserer technischen Umsetzung findest du unter:

Sicherheit & Datenschutz →

Technische und organisatorische Maßnahmen →

22. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen externen Stellen, die sie für die jeweilige Verarbeitung benötigen.

Dazu können abhängig von der Nutzung insbesondere gehören:

• unser Hostinganbieter,
• der für eine Anfrage freigegebene KI-Modellanbieter,
• Zahlungsdienstleister,
• der Push-Dienst deines Browsers, wenn du Push-Benachrichtigungen aktivierst,
• externe Suchdienste, soweit eine Websuche erforderlich ist.

Für unsere eigenen Nutzungs- und Produktstatistiken setzen wir keinen externen Analytics-Anbieter ein.

Welche konkreten externen Anbieter aktuell eingesetzt werden können und welche Daten sie erhalten, dokumentieren wir unter:

Externe Dienste & Unterauftragsverarbeiter →

Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten übermitteln, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

23. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Acadex verlangt grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO.

Aufgrund der offenen Eingabemöglichkeiten kann es jedoch vorkommen, dass Nutzer entsprechende Daten in Gespräche oder Dokumente einbringen.

Dazu können beispielsweise Gesundheitsdaten oder andere gesetzlich besonders geschützte personenbezogene Informationen gehören.

Wenn du solche Informationen verarbeitest, bist du dafür verantwortlich, dass hierfür die notwendigen rechtlichen Voraussetzungen bestehen.

Bei institutioneller Nutzung richtet sich dies insbesondere nach den Vorgaben und der Rechtsgrundlage der jeweiligen Institution.

Acadex kann die Verarbeitung bestimmter Datenarten technisch oder vertraglich beschränken, wenn dies aus Datenschutz-, Sicherheits- oder Compliance-Gründen erforderlich ist.

24. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung

Acadex verwendet KI, um Antworten, Analysen, Berechnungen und Darstellungen zu erzeugen.

Acadex trifft jedoch keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.

Die von Acadex erzeugten Ergebnisse dienen als Arbeits- und Informationsgrundlage.

Die fachliche Bewertung und Entscheidung bleibt beim Nutzer beziehungsweise bei der dafür verantwortlichen Person oder Institution.

25. Bereitstellung deiner Daten

Bestimmte personenbezogene Daten sind erforderlich, damit wir Acadex bereitstellen können.

Ohne eine gültige E-Mail-Adresse und Authentifizierungsinformationen können wir beispielsweise keinen persönlichen Account bereitstellen.

Welche Gesprächsinhalte, Dokumente, Watchlists oder Erinnerungen du darüber hinaus in Acadex verwendest, entscheidest du grundsätzlich selbst.

26. Deine Rechte

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, hast du insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung personenbezogener Daten,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruhen,
• Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft.

Wenn du eine Einwilligung widerrufst, bleibt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs unberührt.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du uns unter info@acadex.io kontaktieren.

Wenn Acadex Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter einer Institution verarbeitet, kann es erforderlich sein, dass du dein Anliegen direkt an die betreffende Institution richtest.

Wir unterstützen die Institution bei der Bearbeitung entsprechender Anfragen.

27. Widerspruchsrecht

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, hast du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, das Recht, dieser Verarbeitung zu widersprechen.

Wir verarbeiten die betroffenen personenbezogenen Daten anschließend nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Dies betrifft insbesondere unsere auf berechtigtem Interesse beruhenden:

• Sicherheits- und Missbrauchsschutzmaßnahmen,
• serverseitigen Website-Statistiken,
• sowie Product Metrics und Geschäftsstatistiken.

28. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Acadex ist insbesondere zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Du kannst dich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die Behörde deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes.

29. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören unter anderem:

• Verschlüsselung,
• Zugriffsbeschränkungen,
• getrennte Systemumgebungen,
• technische Löschmechanismen,
• Backup- und Wiederherstellungsverfahren,
• administrative Mehrfaktor-Authentifizierung,
• sowie Sicherheitskontrollen.

Wir beschreiben diese Maßnahmen bewusst auf eigenen Seiten ausführlicher:

Sicherheit & Datenschutz →

Technische und organisatorische Maßnahmen →

30. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Verarbeitung, unser Produkt oder die rechtlichen Anforderungen wesentlich ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung veröffentlichen wir auf dieser Seite mit Datum beziehungsweise Versionsstand.

Wenn eine Änderung die Nutzung bestehender Accounts wesentlich betrifft, informieren wir betroffene Nutzer zusätzlich in geeigneter Weise.

31. Kontakt

Fragen zum Datenschutz oder Anfragen zu deinen personenbezogenen Daten kannst du an folgende Adresse richten:

Acadex Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Reuterweg 5
49637 Menslage
Deutschland

info@acadex.io

Weitere Dokumente

Cookie Policy →

Sicherheit & Datenschutz →

Externe Dienste & Unterauftragsverarbeiter →

Technische und organisatorische Maßnahmen →

Auftragsverarbeitungsvertrag →